FORMULÁRIO, PROTOCOLO E ARQUIVO

Olá, estudantes de logística ou curiosos sobre o assunto! Tudo bem com vocês? Esperamos que sim!!

Hoje vamos falar sobre formulários, protocolos e arquivos. 

•      FORMULÁRIOS

Bom, todos nós já preenchemos um, não é mesmo? Mas vocês sabem a definição dele e quais os tipos? Se sua resposta for “NÃO” você está no lugar certo. Vamos começar pelo o que ele é, um formulário é um documento pré-preenchido que será coletado e armazenado os dados.

 O documento pode ser expressado de várias formas, como:

·         Planos;

·         Contínuos;

·         Eletrônicos;

·         Fichas.

Os mais utilizados são os formulários digitais e o físico.

               

                                                                   FORMULÁRIO DIGITAL

                                                                   FORMULÁRIO FÍSICO

Os tipos mais utilizados pelo RH são:

·         Vale Alimentação;

·         Check List;

·         Imposto de renda;

·         Plano de saúde;

·         Planos odontológicos.

•     PROTOCOLOS

São regras e procedimentos que possibilitam a comunicação. Considerando duas pessoas, o protocolo seria o conjunto de regras e procedimentos que permite a comunicação entre essas duas pessoas, ou seja, essas regras ou protocolos seria a própria linguagem - o português.

Segue abaixo um exemplo de protocolo numa empresa de correspondência:

RECEBIMENTO DE    →      ABERTURA: CLASSIFICAÇÃO,         →      DISTRIBUIÇÃO PARA

CORRESPONDÊNCIA     DIGITALIZAÇÃO E PROTOCOLO          O ÓRGÃO DE DESTINO

Os protocolos tem a função de ser uma ferramenta gerencial de procedimentos, registro e controle de tramitação de documentos e informações.

Existe também o protocolo em informatica que vai ser, basicamente, uma convenção que controla e possibilita uma conexão e transferência de dados entre dois sistemas computacionais.

                                 Protocolo de emissão de passaporte 

• ARQUIVOS:

É um conjunto orgânico de documentos, independente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, por um organismo ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a titulo de prova ou informação.

Temos 3 tipos de arquivos:

• ATIVO: Mantém arquivados os documentos e papeis de uso, consulta e referencia constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão;

• INATIVO: Guarda documentos e papeis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referencia;

• MORTO: Armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas.

Principais tipos de arquivamento:

• Alfabético;

• Numérico;

•  Geográfico;

• Ideológico.

  Esperamos que tenham gostado do desenvolvimento desse post e que tenham entendido todo o processo do Arquivo, do formulário e do protocolo. Um beijo e até a próxima.